В пределах одного офиса оперативное взаимодействие возможно, так как администрация и подчиненные находятся в непосредственной близости друг от друга. Однако с ответственными сотрудниками филиалов и структурных подразделений, расположенных в других районах, городах страны, зарубежными партнерами конструктивный диалог возможен лишь в телефонном режиме.
Во всяком случае так было до момента появления систем связи посредством видеоконференций, преимущества которых быстро оценили практически во всех отраслях народного хозяйства. Сегодня видеообщение в режиме онлайн широко практикуется даже в политике. Его конкурентным преимуществом является простота использования, так как пропускным каналом выступает обычная офисная техника, а также отсутствие географических границ. Диалог посредством видеоконференции возможен на любом расстоянии. Скорость обмена данными, экономия времени и средств, которые предоставляет такой способ общения, делают использование видеоконференций выгодным для бизнеса.
Для организации онлайн диалога необходимы офисные компьютеры, имеющие доступ в Интернет и оснащенные соответствующим программным обеспечением. По подсчетам экспертов, расходы на организацию корпоративной видеосвязи окупаются в течение семи-девяти месяцев.
У предприятий, которые по ряду причин не могут инвестировать средства в программное обеспечение, есть альтернатива. В Интернет организованы специальные сервисы, которые предоставляют собственные ресурсы для общения в режиме реального времени. Качество изображения и скорость передачи данных таких Интернет-порталов высокая, технической поддержкой и сопровождением занимаются профессионалы, что гарантирует бесперебойное проведение даже продолжительных разговоров.
Сегодня специализированные сервисы бизнес-структуры преимущественно используют для презентаций товаров и услуг (продажа шредеров, организация алкогольных туров) «горячую линию» с потребителями, проведения совещаний (по аналогу селекторных).
Несомненным преимуществом виртуального сервиса, занимающегося организацией видеоконференций, является возможность привлечения к разговору независимых экспертов, юристов, аналитиков, переводчиков. К объективному мнению профессионалов извне всегда следует прислушиваться, так как оно может явиться именно тем «рациональным зерном», которое актуально для частного бизнеса.