Нефть Brent
$75.17
+1.25%
17Еще до недавнего времени любая деловая документация велась преимущественно на бумажных носителях. Все это приводило к тому, что в офисах громоздились целые архивы с многочисленными папками. Найти нужную бумажку, когда она свободно могла затеряться в одной из них, порой было просто невозможно.
В нынешних реалиях о бумажной волоките можно совсем забыть. Современный электронный документооборот значительно оптимизирует все учетные процессы и выводит их на новый уровень. Однако нужно учесть, что есть еще множество других препятствий на пути к оптимизации, которые имеются и при чисто виртуальном обмене файлами. Простой отказ от принтерной распечатки документов не может быть совершенной панацеей от все той же возни. Хоть она и будет уже производиться в компьютерном режиме.
Каждому бизнесмену или делопроизводителю будет полезно осмыслить саму сущность документооборота. Во-первых, было бы полезно отказаться от убеждения, что при каждом обмене какой-то информацией требуется отдельный электронный документ. Возможно, отсутствие нужды в его составлении уже позволит избежать лишней траты времени и ресурсов. Во-вторых, осознание факта, что информация не воспринимается в полном объеме участниками бизнес-процессов, заставит позаботиться о краткости и ясности при ее передаче. И последний момент, который нужно учесть для тех, кто желает добиться максимальной оптимизации ресурсов, — это необходимость внедрения автоматизированных систем контроля и учета.
Эти три пункта относительно характера обращения электронной документации могут вызвать резонный вопрос: как избежать при этом потери контроля над управлением всеми процессами работы предприятия? Ответ на него довольно прост — при самом внедрении этих вышеперечисленных принципов у руководства исчезнет нужда всех и каждого контролировать. Попросту говоря, каждое звено в бизнес-процессе станет отвечать за собственный сектор работы и тем самым отпадет нужда в том, чтобы отдельная единица в нем владела полной информацией о деятельности всей компании.
Даже в том случае, если кто-то из отдельных работников не сможет обеспечить работоспособность сферы, в которой он несет личную ответственность, его коллеги с легкостью распределят между собой его бремя, так как характер их компетенции позволит полностью восполнить временно недостающую связь. В итоге, реализовав на практике современные методики документооборота, можно навсегда забыть о бюрократии и существовании незаменимых сотрудников (участников бизнес-процессов).
